Pour une entreprise, les enquêtes téléphoniques sont indispensables pour mieux répondre aux attentes des clients. Leurs avis sont essentiels, néanmoins, les interviews et la qualification des données collectées requièrent des moyens 
conséquents et beaucoup de temps.
Grâce aux avancées technologiques, il est désormais possible de recourir à un agent virtuel ou chatbot pour réaliser une enquête téléphonique et collecter efficacement des données clients. L’intelligence artificielle au cœur des agents virtuels les rend capable de tenir une conversation, d’appeler et de poser des questions. La collecte d’informations est automatisée et les délais de réalisation sont courts. La machine permet de faire un maximum d’économie, grâce notamment à une réduction sur les coûts du personnel.
Utiliser un agent virtuel pour mener une enquête téléphonique
L’agent virtuel qui est plus connu sous le nom de « chatbot » est un robot logiciel intelligent qui est programmé pour dialoguer avec les humains. Grâce à l’apprentissage machine, l’intelligence artificielle est capable de remplacer l’être humain, dans de nombreux domaines.
Le chatbot est ainsi utilisé dans le cadre des enquêtes téléphoniques, de collecte de données, du service après-vente. Les échanges sont interactifs et personnalisés, en sus, le gain de temps est optimal.
Utiliser un chatbot s’avère très avantageux si on considère les coûts engendrés par une enquête de grande envergure : recrutement de plusieurs enquêteurs, édition de longs questionnaires. L’intelligence artificielle est beaucoup moins coûteuse et les résultats sont plus précis.
Comment se déroule l’enquête téléphonique menée par un chatbot ?
Pour collecter efficacement des informations exploitables, il est important de tout miser sur les performances du chatbot.
Donc, pour mener à bien une enquête téléphonique, il faudrait déterminer au préalable :
- La stratégie conversationnelle qui permettra d’obtenir un taux de réponse élevé. L’idéal serait d’interviewer 95% des personnes ciblées.
- Le nombre de questions : il faut prévoir les bonnes questions et éviter les répétitions. Bref, pensez à établir des scénarios qui sont composés de questions ouvertes/fermées, avec d’éventuelles reformulations.
- La durée de l’interview : il est évident que l’interlocuteur n’a que quelques minutes pour répondre à une enquête téléphonique. Même avec un chatbot, il est important de limiter la durée de l’échange à moins de 6 minutes.
- Le nombre d’appels requis : bien avant de commencer l’enquête, il faut définir le nombre de personnes à contacter. En effet, il ne faut pas oublier le retour sur investissement, car même si le recours au chatbot s’avère moins coûteux, il faut l’exploiter efficacement.
- Le transfert et le stockage des données : il existe des solutions de stockage efficaces et assez simple d’accès. Vous pouvez, notamment, opter pour un CRM qui permet de stocker, d’exploiter et d’exporter les informations recueillies par l’agent virtuel.
Bien préparer la collecte de données d’un agent virtuel
Pour mener à bien une collecte de données, le chatbot doit intégrer la liste des clients à contacter. Il sera également relié aux logiciels de stockage et d’analyse des informations issues de l’enquête.
Toutefois, pour faciliter le travail de l’intelligence artificielle, vous pouvez élaborer les questions de manière à avoir une réponse simple et directe : oui ou non. Pensez aussi aux champs formatés qui permettent d’enregistrer les numéros de téléphone, le code postal des interlocuteurs.
Bien entendu, les questions ouvertes sont envisageables, ainsi, les réponses obtenues seront transmises aux analystes qui pourront mieux déterminer les besoins, les choix ou les attentes de la clientèle.
Les échanges entre l’agent virtuel et les interlocuteurs sont quasiment fluides. Si une interruption survient, le chatbot devrait pouvoir reprendre le scénario là où il s’est arrêté.
Collecter des données via un chatbot : quels sont les avantages ?
Le recours à un chatbot offre de nombreux avantages puisque la machine peut traiter un maximum d’appels et elle peut traiter une grande quantité de données. L’agent virtuel est même capable de réaliser plusieurs échanges de manière simultanée, tout en personnalisant chaque enquête. Bref, le chatbot permet de contacter un public très large, dans un court délai.
L’agent virtuel remplace l’être humain et il est apte à gérer une enquête téléphonique dans les meilleures conditions. Il ne faut pas oublier que l’intelligence artificielle est beaucoup plus efficace lorsqu’il s’agit de traiter rapidement les informations. En sus, le chatbot peut « travailler » sans relâche et transférer systématiquement les données vers le CRM choisi.
Réaliser une enquête téléphonique via un chatbot réduit considérablement les coûts d’exploitation. En effet, les coûts engendrés par des sondages classiques, réalisées par des humains s’avèrent deux fois plus élevés par rapport aux dépenses requises pour l’utilisation d’un chatbot.
Il ne faut pas oublier que le langage de l’agent virtuel est net et plus précis. Par conséquent, le taux d’erreur de compréhension est moindre, sois moins de 1%.
Dans de nombreux cas de figure, les personnes contactées par le chatbot trouvent que les échanges sont beaucoup plus fluides et naturels. Les questions sont claires et les interlocuteurs sont à l’aise avec l’agent virtuel.
Quel est l’apport de l’agent virtuel aux enquêtes téléphoniques ?
Un chatbot est particulièrement efficace pour réaliser une enquête téléphonique dans les meilleurs délais. Cette solution présente de nombreux avantages en matière de coûts et de performances. En effet, l’intelligence artificielle est capable de collecter un grand volume d’informations.
Pour de meilleurs résultats, il est préférable d’opter pour un chatbot hybride qui serait capable de comprendre un maximum d’émotions et des accents diversifiés. Rappelons que si le robot ne comprend pas la réponse de son interlocuteur, l’être humain prendra le relais.