Élément très important dans une entreprise, le gestionnaire de paie assure la gestion administrative de la paie du personnel.
L’établissement des bulletins de paie constitue sa mission principale. Il incombe également au gestionnaire de paie d’effectuer la préparation et la comptabilisation de la paie selon les démarches techniques et administratives définies. Dans le cadre de ses fonctions, il respecte le droit du travail et le droit social.
Il va de soi que le gestionnaire de paie s’occupe également des déclarations sociales obligatoires liées à la rémunération des employés. Enfin, ce professionnel se charge de la gestion administrative du personnel. Cela englobe le recrutement, la retraite, les absences et les congés.
Marché de l’emploi :
Le gestionnaire de paie travaille généralement dans une société privée et est rattaché au service des ressources humaines, au service comptable ou encore au département de l’administration du personnel. Il peut également proposer ses prestations à d’autres établissements comme les cabinets d’expertise comptable ou bien les sous-traitants de paie. S’il travaille dans un établissement public, le gestionnaire de paie exerce avec un statut de fonctionnaire.
Les sociétés ayant plus de 50 salariés recrutent un gestionnaire de paie ou une équipe chargée du traitement de la paie. Toutefois, on constate que ce poste n’attire pas beaucoup de candidats à cause de sa réputation. Beaucoup de candidats considèrent que ce métier se réduit à manipuler des paperasses et des chiffres.
Pour répondre à leurs besoins en personnel, les entreprises peuvent recruter un gestionnaire de paie par la formation en alternance de candidats. De cette manière, elles sont certaines de disposer de salariés qualifiés possédant une première expérience dans le domaine. Ayant reçu une formation sur-mesure de la part de l’entreprise, ils sont plus performants puisque déjà habitués à ses métiers et aux spécificités de son activité.
En quoi consiste le métier de gestionnaire de paie ?
Ses missions principales :
La préparation des bulletins de paie des salariés figure parmi les missions les plus importantes du gestionnaire de paie. Il incombe également à ce professionnel de réaliser toutes les tâches liées aux déclarations sociales. Les cotisations patronales et salariales, ainsi que les caisses de retraite ou encore l’Urssaf font également partie des tâches de ce professionnel.
C’est aussi à lui que revient la charge de calculer, de remplir et d’assurer la gestion des déclarations sociales.
Il doit en outre s’assurer que les règlements en rigueur soient appliqués par rapport à la rémunération ou à la gestion du personnel.
Le gestionnaire de paie se charge de répondre aux demandes du personnel relatives aux éléments de bulletin de paie. En réalisant des tableaux de bord périodiques, il informe la direction sur le suivi et la gestion des salaires.
Tâches et fonctions :
Généralement rattaché au service de comptabilité ou au département des ressources humaines, le gestionnaire de paie travaille dans une société publique ou privée. Les entreprises spécialisées proposant des prestations de service et les cabinets d’expertise comptable constituent également d’excellents recruteurs pour les candidats.
Le gestionnaire de paie remplit à peu près les mêmes tâches et fonctions, peu importe la structure dans laquelle il évolue. Il s’occupe de :
L’établissement de bulletins de paie :
Il rassemble les éléments variables lui permettant de fixer le montant de la rémunération : nombre d’heures travaillées, d’absence, de congés, d’arrêts maladie sans oublier les diverses indemnités et les primes.
- Il met à jour les renseignements liés aux remboursements ou aux prélèvements sur les salaires.
- Il vérifie la comptabilité de chaque élément avant d’établir le bulletin de salaire via le logiciel dédié
- Il impute les charges du personnel dans la comptabilité
- Il analyse le montant de la rémunération établi et réalise le suivi et la gestion des salaires en utilisant un tableau de bord
La gestion des charges sociales :
- Il réalise l’ensemble des déclarations sociales de la société, ainsi que la déclaration automatisée des données sociales unifiée ou DADSU.
- Il effectue le traitement des cotisations périodiques, tout en réalisant leur suivi et contrôle. Cela concerne les cotisations mensuelles, annuelles et trimestrielles.
- Il gère les relations avec les autres acteurs comme les organismes sociaux. Pour ce faire, il est en contact avec la mutuelle, les caisses de retraite, etc.
La gestion administrative du personnel
- Il gère les entrées et sorties des salariés. Il se charge de la saisie de chaque contrat de travail et réalise les déclarations concernées. Il assure également l’intégration de paie, ainsi que les procédures de licenciement.
- Il veille au respect des conventions collectives, des règles sociales ainsi que la législation concernant la gestion de la rémunération.
- Il réalise une veille permanente de la législation du travail, s’informe sur les décisions de la Cour de cassation et met à jour les informations données par la Cour de justice prudhommale et les conventions collectives
- Il satisfait les attentes des salariés en répondant à leurs demandes relatives à la paie, aux charges sociales et aux congés
Quel est le bon profil pour exercer le métier de gestionnaire de paie ?
Des qualifications professionnelles spécifiques
Pour exceller dans la profession de gestionnaire de paie, le candidat doit posséder le niveau de formation minimum requis. Ce niveau varie selon l’envergure des responsabilités ou de service.
Plus accessible que les autres postes en ressources humaines, le métier de gestionnaire de paie s’adresse aux demandeurs d’emploi ayant un niveau bac. Parmi les diplômes requis, on distingue :
- le Bac général : ES, S ou STG
- le Bac pro Comptabilité
- le Bac pro Comptabilité
Après avoir obtenu le bac+2, les candidats peuvent suivre des formations en alternance en vue d’obtenir une licence et un master professionnels.
- la Licence professionnelle Gestion des rémunérations ou Gestion de la paie nécessite une durée de formation de 3 ans après l’obtention du bac
- la Licence des autres disciplines universitaires. Plusieurs licences en différentes filières sont accessibles : la gestion, l’économie, le droit, etc.
- le Master professionnel en ressources humaines
Devenir gestionnaire de paie : les compétences nécessaires
Assurer la gestion de la paie d’une entreprise n’est pas une mince affaire. Ce métier requiert un vrai sens des responsabilités et des compétences spécifiques. Ainsi, le gestionnaire de paie doit avoir des connaissances approfondies sur :
- les règles de base relatives à la gestion de rémunération et à la gestion du personnel
- la législation sociale incluant les règles et conventions sociales et collectives qui doivent être appliquées dans l’entreprise
- le droit de chaque salarié à la Sécurité Sociale
- le mode de fonctionnement des organismes sociaux et des diverses institutions et leurs rôles respectifs
- les logiciels de gestion de paie comme SAGE ou CIEL qui lui permettent de faciliter ses tâches
- les comptes du plan comptable, plus précisément les comptes relatifs aux charges du personnel
- la langue anglaise opérationnelle
Les qualités à acquérir pour devenir gestionnaire de paie
Plusieurs qualités sont indispensables pour réussir dans le métier de gestionnaire de paie. Avoir un bon sens du relationnel permet au profil de mener à bien ses missions. Une certaine diplomatie se veut aussi incontournable pour créer de bonnes relations avec tous les salariés de l’entreprise. Outre ces deux qualités, le gestionnaire de paie doit :
- être neutre tout en restant discret pour garder un bon climat social
- être impartial et objectif. Il ne doit en aucun cas prendre partie pour un ou plusieurs salariés.
- avoir une certaine rigueur pour pouvoir organiser ses activités de manière à respecter les délais
- être fiable et avoir le sens de la précision. Manipulant des chiffres, il ne doit rien laisser au hasard pour éviter les erreurs.
- être réactif et tenace pour effectuer une veille et une mise à jour de ses connaissances
- être patient et persévérant, notamment lorsqu’il recherche des erreurs
- être capable de travailler sous pression. Pendant les périodes de forte activité, le métier de gestionnaire est plus stressant. C’est par exemple le cas pendant les périodes de fin de mois, de fin de trimestre ou d’année.
- être coopératif pour contribuer à l’amélioration des outils mis à disposition par le service de gestion de rémunération.
Un métier à grand potentiel
Les entreprises employant plus de 50 salariés font appel à un personnel de gestion de paie ou à un prestataire spécialisé pour traiter les tâches relatives à la paie. Les débouchés sont intéressants que ce soit dans le secteur privé ou public. En outre, l’administration constitue un secteur qui recrute des gestionnaires de paie.
Les tâches du gestionnaire de paie ont évolué avec le temps et s’étendent vers l’optimisation des charges, mais aussi la gestion du personnel. Ainsi, les candidats possédant une double compétence (comptabilité et paie) sont très sollicités par les petites entreprises. Ces compétences ouvrent également la porte à d’autres postes plus importants dans le secteur des ressources humaines.
Malheureusement, ce métier ne séduit pas les jeunes diplômés. Découragés devant les préjugés et stéréotypes dont le poste de gestionnaire de paie est victime, les nouveaux diplômés ne s’intéressent pas à ce métier jugé répétitif ou encore rigide consistant seulement à manipuler des chiffres.
Les autres titres du métier de gestionnaire de paie
- Gestionnaire de la rémunération
- Chargé de la paie
- Responsable paie et administration du personnel
- Responsable de la rémunération
- Technicien de paie
- Payroll manager
Évoluer dans la profession de gestionnaire de paie
Aujourd’hui, le métier de gestionnaire de paie se veut plus intéressant et passionnant. Endossant de nombreuses responsabilités, le profil ne se contente plus d’établir des fiches de paie. En effet, ce professionnel s’occupe de l’optimisation des charges sociales, mais aussi de la gestion administrative du personnel.
Ce poste permet de réussir une brillante carrière en évoluant vers des emplois plus importants dans le secteur des ressources humaines. Ainsi, ce métier permet d’occuper le poste de responsable paie, de responsable des ressources humaines ou encore de généraliste RH. En se spécialisant dans le domaine de la paie des expatriés, le candidat peut également intégrer une entreprise internationale.
En travaillant dans un cabinet d’expertise comptable, le gestionnaire de paie peut devenir responsable de pôle.
Voici les postes accessibles par le gestionnaire de paie :
- Responsable de pôle
- Responsable RH
- Généraliste RH
- Responsable spécialisé en paie des expatriés
- Responsable paie
Recruter un gestionnaire de paie par le biais de la formation en alternance
Recrutement à l’extérieur de l’entreprise
Les candidats de 26 ans et moins
Les jeunes de moins de 26 ans qui n’ont pas le bac ont deux options pour devenir gestionnaire de paie :
- le contrat d’apprentissage constitue une opportunité pour les profils de plus de 16 ans de participer à une formation et d’être embauché par les entreprises
- le bac professionnel permet d’accéder aux formations en alternance en vue d’occuper le poste de gestionnaire de paie.
Les candidats disposant du diplôme de baccalauréat peuvent choisir le contrat d’apprentissage qui leur donne accès à une formation en alternance en vue d’acquérir un BTS ou un DUT de niveau Bac+2. Après cette étape, les profils pourront compléter leur cursus en acquérant une licence pro de niveau bac+3 ou bien un master pro de niveau bac+5.
Les candidats de 26 ans et plus
Le contrat de professionnalisation constitue le meilleur choix pour les candidats de plus de 26 ans souhaitant réussir le métier de gestionnaire de paie. Ce contrat leur permet en effet d’accéder à une formation professionnelle qualifiante. Outre le diplôme, il permet notamment d’obtenir une qualification professionnelle, un titre ou un CQP.
Se déroulant en deux étapes (partie théorique et partie pratique), la formation professionnelle alterne les formations en entreprise et en centre de formation. Toutefois, si l’entreprise dispose déjà de son propre centre de formation, la totalité des heures de formation peut avoir lieu au sein de l’entreprise.
Perspectives d’évolution dans l’entreprise
Les perspectives d’évolution sont considérables pour le gestionnaire de paie puisque cet expert peut évoluer vers un poste plus important. La progression se traduit non seulement par l’importance du poste, mais également par la diversité et la complexité des tâches visant à répondre aux nouveaux besoins des entreprises. Le professionnel doit notamment s’adapter aux horaires diversifiés, au temps partiel et à l’augmentation du nombre de salariés, mais aussi à l’envergure des tâches pour les entreprises internationales.
Pour être compétent dans son travail et accomplir ses nouvelles fonctions, le gestionnaire de paie doit constamment mettre ses connaissances juridiques et fiscales à jour. Il peut également suivre une formation en alternance pour acquérir de nouveaux savoirs et savoir-faire. À la fin de la formation, il peut occuper un poste plus intéressant en devenant responsable RH, responsable spécialisé en paie des expatriés, responsable de pôle et bien sûr responsable de paie.