La procédure pour enregistrer un contrat de professionnalisation a été simplifiée avec les réformes de la loi « Avenir professionnel » et passe désormais par un acteur unique : l’OPCO, Opérateur de compétences dont dépend l’entreprise.
Un contrat de professionnalisation encadre la formation en alternance d’un salarié dans l’entreprise. Les OPCO sont les acteurs chargés d’assurer le financement de la partie théorique de l’enseignement reçu par l’alternant.
Le cadre légal fixe un délai maximum d’enregistrement d’un contrat pro par l’employeur, à compter de sa date d’exécution. Pour autant, il convient de solliciter l’OPCO en amont du contrat pour connaitre les conditions de prise en charge financière de la formation.
L’établissement du contrat de professionnalisation
Avant de conclure un contrat de professionnalisation, l’employeur doit se renseigner sur les règles applicables ainsi que les dispositions particulières prévues par la convention collective de l’entreprise, les accords collectifs de branche ou l’existence d’un accord spécifique applicable.
Le contrat de professionnalisation est établi à partir du formulaire CERFA 12434*03 ou EJ20 qui comprend plusieurs volets. Il reprend les informations relatives à l’employeur, au salarié, au tuteur désigné par l’entreprise, aux modalités du contrat en lui-même et à la formation.
Les informations à remplir doivent être conformes aux règles applicables au contrat de professionnalisation ainsi qu’à ses dispositions particulières telles que la rémunération, la durée maximale du contrat, la part de formation minimale ou le montant du forfait de formation. Si les informations remplies ne sont pas conformes, l’OPCO rejettera l’enregistrement du contrat pour demande de modification.
L’employeur et le salarié doivent tous deux conserver un exemplaire du contrat signé. L’employeur doit obligatoirement envoyer le contrat pro signé par les parties à l’OPCO dont relève son entreprise pour l’enregistrer dans un délai maximal de 5 jours suivant le début d’exécution du contrat.
Les démarches pour rédiger un contrat de professionnalisation peuvent aujourd’hui être effectuées en ligne via la création d’un espace personnel sur le Portail de l’alternance du Ministère du travail qui permet de pré-remplir le formulaire CERFA avant transmission à l’OPCO.
Comment remplir le Cerfa du contrat pro ?
Le formulaire Cerfa servant de base à l’enregistrement d’un contrat de professionnalisation comprend 5 parties distinctes relatives à : l’employeur, l’alternant, le tuteur de l’alternant, la formation et les modalités du contrat.
Il s’agit de bien renseigner ce formulaire car son enregistrement peut être rejeté par l’OPCO si les informations saisies sont incorrectes ou incomplètes.
Passage en revue des principaux points à appréhender :
La partie concernant l’employeur
Outre les informations usuelles (nom, adresse, etc.), l’employeur doit être en mesure de fournir le CODE NAF de son activité : à part pour les « particuliers-employeurs », cela sert à indiquer l’activité principale de l’entreprise.
Le CODE IDCC sert à indiquer la convention collective applicable à l’entreprise – il faut ainsi renseigner un des éléments suivants :
- L’identifiant de la convention collective de branche,
- L’identifiant de la convention d’entreprise,
- Le code du statut (dans le cas des grandes entreprises)
À défaut, l’employeur doit procéder avec un code pour enregistrer sa requête de contrat de professionnalisation :
- Le code 9999 si le contrat ne relève d’aucune convention collective,
- Le code 9998 si la négociation de la convention collective est en cours,
- Le code 3180 si l’employeur est un particulier-employeur.
La partie concernant le salarié
Pour enregistrer le contrat de professionnalisation, le salarié devra renseigner différents éléments concernant :
- Sa dernière situation avant conclusion du contrat : au moyen d’une liste de 10 codes permettant de préciser son parcours (Scolaire, Jeune bénéficiaire du CIVIS, Etudiant, Contrat d’apprentissage, Contrat de professionnalisation, Salarié en contrat aidé, Stagiaire de la formation professionnelle, Salarié, Demandeur d’emploi, Inactif)
- Les minimas sociaux dont il est éventuellement bénéficiaire : Revenu de solidarité active (RSA), Allocation de solidarité spécifique (ASS), Allocation aux adultes handicapés (AHH) et Allocation parent isolé (API) pour les départements et régions d’outre-mer
- Le diplôme ou titre obtenu le plus élevé
La partie concernant la formation
Dans le cas où la formation est assurée par le service de formation interne d’une entreprise, il convient de renseigner le SIRET de l’employeur, son numéro de déclaration d’activité et le nombre d’organismes de formation.
Il faut ensuite préciser le diplôme ou titre visé par la formation du présent contrat pro en se référant à la table des diplômes de la rubrique « salarié ».
Le type de qualification visée désigne un titre enregistré au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP), un Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) ou une qualification reconnue dans les classifications d’une convention collective nationale.
Il faut enfin renseigner les spécialités de la formation du contrat de professionnalisation : pour cela, il faut utiliser la nomenclature des spécialités de formation (NSF) à 3 chiffres.
Les modalités du contrat
Il s’agit pour enregistrer le contrat de professionnalisation de fournir des renseignements sur le type de contrat de professionnalisation signé : contrat initial (simple ou conclu avec 2 employeurs), renouvellement du contrat ou avenant suite aux modifications des conditions du contrat.
Puis il faut préciser la rémunération : le salaire incluant les primes ou les éventuels accessoires de salaires sans l’indemnité de précarité (non due par l’employeur à l’échéance du contrat).
Dans le cadre d’un contrat de travail temporaire, l’employeur doit renseigner le salaire horaire au début de la formation, l’indemnité de fin de mission et l’indemnité compensatrice des congés.
Procédure d’enregistrement d’un contrat de professionnalisation
Pour enregistrer un contrat de professionnalisation, l’employeur doit adresser un dossier complet à l’OPCO dont relève son entreprise au plus tard dans les 5 jours calendaires suivant le début d’exécution du contrat.
Le dossier d’enregistrement du contrat pro comporte :
- Le formulaire CERFA 12434*03-EJ20 toutes rubriques complétées,
- Le document précisant les objectifs, le programme et les modalités d’évaluation, d’organisation et de sanction de la formation conformément à l’article D6325-11 du Code du Travail,
- Les pièces complémentaires demandées par l’OPCO le cas échéant.
Ces démarches d’enregistrement du contrat peuvent être effectuée par voie dématérialisée auprès de l’OPCO auquel est rattaché l’entreprise.
Validation du contrat
À réception du dossier d’enregistrement, c’est à l’OPCO de se prononcer. S’il est favorable à l’enregistrement du contrat pro, l’OPCO dépose le contrat à la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi) et notifie l’employeur de sa décision de financement.
Les cas d’avis défavorable à l’enregistrement d’un contrat de professionnalisation par un OPCO sont les suivants :
- Dossier incomplet
- non-autorisation de l’employeur à embaucher un salarié en contrat de professionnalisation,
- non-conformité du contrat au regard des dispositions législatives, réglementaires et conventionnelles
- qualification non prioritaire au regard des priorités de la branche
- absence de disponibilités financières
L’OPCO informe alors l’entreprise et le salarié de son refus de prise en charge et motive sa décision.
Si l’enregistrement du contrat est validé, c’est au tour de la DIRECCTE de contrôler la conformité du dossier à enregistrer au regard de la législation et des statistiques des demandes formulées. Il lui faut alors rendre sa décision sur l’enregistrement du contrat de professionnalisation et en informer l’employeur et l’OPCO.
L’OPCO se prononce sur la prise en charge financière de la formation en alternance dans un délai de 20 jours à compter de la réception du contrat et notifiera sa décision à l’employeur au moyen du service dématérialisé. En l’absence d’une décision de l’OPCO dans ce délai de 20 jours, la prise en charge est considérée comme acceptée et le contrat déposé. Il sera également adressé à la DIRECCTE par voie dématérialisée.